契約書の自動作成とセキュリティ対策
このチュートリアルでは、業務委託契約書の発行を自動化し、PDF化されたドラフトにパスワードを付与してメール送信するまでを解説しています。この自動化されたワークフローのテンプレートも購入いただけます。

契約書を自動作成しPDFにパスワードをかける

テンプレートを購入する

自動化テンプレート(Airtable、Google、PDF)
Squareで契約書自動発行のシナリオを購入する
テンプレートの購入および設定方法については、コチラの解説をご確認ください。

自動化の概要

AirtableのフォームとGoogle Workspace(旧 G Suite)を連携し、契約書を自動で作成します。契約書テンプレートとフォームに入力された情報を組み合わせることで、契約書ドラフトが新規作成され、PDFにパスワードを付与した状態で、任意のメールアドレス宛に送信されます。

ワークフロー

以下ワークフローの「6/7(86%)」は自動化され、人の手を介しません。
  1. 1.
    管理者はフォームから必要情報を入力する
  2. 2.
    システムはテンプレートから契約書ドラフトを作成する
  3. 3.
    システムは契約書ドラフトをPDFファイルにする
  4. 4.
    システムはPDFファイルにパスワードを付与する
  5. 5.
    システムはクラウド上のフォルダにPDFファイルを格納する
  6. 6.
    システムはファイル共有リンクを契約者に送付する
  7. 7.
    システムはパスワードなし原本をクラウドから削除する
データベースの情報から契約書ドラフトを発行してパスワードをかける

使用ツール

応用イメージ

簡単な拡張

社内DXの一環として、申請書や各種文書の自動発行とセキュリティ対策に応用できます。
例えば、Google Docsで申請書のテンプレートをつくっておいて、AirtableやGoogleフォームでデータを入力することができます。
そうすれば、データベースにデータは残り、申請・回覧資料としてPDFファイルが生成されます。
機密文書の場合、PDFファイルにパスワードをかけ、パスワード管理ソフトで「必要な人だけに」共有することにより、セキュリティ対策も強化されます。

高度な応用

API連携が可能な電子署名サービスやワークフロー・システム(BPM)と連携することが考えられます。申請用のPDFファイルを生成して押印処理に回すことも考えられます。データベース連携による申請状況の同期も可能です。
最終更新 22d ago